A rendszer az alábbi modulokból épül fel:
Központi törzskezelő modul
A modul feladata a törzs- és áradatok, partneradatok, rendszerparaméterek, árukapcsolatok, kimutatásokhoz szükséges kódok kezelése, import és saját gyártású áruk elő- és utókalkulációja.
Több telephellyel rendelkező vállalatoknál a törzskezelő modul egyúttal a központi vezérlő modul szerepét is betölti. Az alaptörzsekben rendelkezésre állnak olyan elemző kódok is, amelyek segítségével saját csoportosítási szempontok alakíthatóak ki.
A rendszer kezeli a jövedéki engedéllyel rendelkező cikkek forgalmazásához szükséges adatokat is. A megfelelő áruazonosításhoz nyilvántarthatóak a saját, belső és külső szállítók vonalkódjai, szállítói áruazonosítók, egyéb rendszerek áruazonosítói.
Áruforgalmi modul
A modul lefedi a kereskedelemmel kapcsolatos szállítói és vevői folyamatokat. Lehetőség nyílik export-import ügyletek lebonyolítására, a dokumentumok több nyelven előállíthatók.
A szállítói folyamat szállítói ajánlatok, szerződések, rendelések kezeléséből áll.
A rendszer mindehhez felhasználja a szállító-cikk kapcsolat nyilvántartást, amelyben a szállító saját mennyiségi egysége, minimum-rendelés mennyisége, rendelés átfutás ideje található. A szállítói rendelés több csatornán keresztül generálható:
vevői rendelések,
bázis forgalom,
törzskészlettől való eltérés,
keretrendelés,
standard rendelés alapján
A vevői folyamat a vevői ajánlatok, szerződések, rendelések, engedmény rendszer kezeléséből tevődik össze.
Az engedményrendszer paraméterezhető, nagy variációs lehetőséggel rendelkezik, kezeli mind a vevőkkel, mind az árukkal kapcsolatos általánosan használt engedmény konstrukciókat.
Az eladási árak vevői kategóriák szerint un. árlistákba rendezhetők. A rendelésekkel a készlet előre lefoglalható. Az ügynöki rendelések-számlák kezelése megoldott. A saját egységek belső rendelései felvihetők, majd a szállítói rendelésekben is megjelennek.
Az áruforgalmi munka egyik fontos eleme a készletelemzés.
A törzskészletek alakulása a rendszerrel jól követhető. A készleteket naponta tárolja, így pontos forgási sebesség és készletalakulás adatokat szolgáltat. A külső egységek készletei a napi kommunikációval a központi készletre kerülnek, így a fontos döntések időben meghozhatók.
Készletkezelő és raktári modul
A készletvezetés nyilvántartási áron történik, a készletvezetés módja cikkenként változtatható. A tevékenység az alábbi szempontok szerint végezhető:
· elszámoló ár, amelyet a felhasználó esetenként változtat.
· alkalmazható folyamatos beszerzési átlagár, amely minden egyes bevétnél változik, s amelynek képzése, visszaírása az árutörzsbe a bevét eljárás feladata.
A rendszer a különböző típusú mozgásokat mozgásnem kód segítségével különíti el. Minden készletmozgásról bizonylat készül, amely az év folyamán bármikor ismételten kinyomtatható. A helytelen készletforgalmi adatok minimális adatbevitellel sztornírozhatók.
Készlettulajdon szempontjából a rendszer képes a saját, ill. a bizományba adott és bizományba kapott készletek nyilvántartására, a készletben és a mozgásokban egyaránt. A készleteket a rendszer árukód-raktár mélységben tartja nyilván. Az idegen helyen tárolt készleteket és az ügynöknél lévő készleteket a rendszer nyilvántartja. Készletfoglalás szempontjából elkülöníthető vevői rendelésre foglalt készlet és a szabad készlet.
Az egy számítógép hálózaton lévő készletek nyilvántartása online (azonnali) módon történik. A fizikailag elkülönített (nem egy hálózaton lévő) raktárak készleteinek vezetése a központban offline (napi aktualizálású).
Értékesítési modul
Az értékesítési bizonylat lehet számla, szállítólevél, vagy mindkettő. A számlák készülhetnek rendelésből, újrarögzítés nélkül (akár több lépésben is), vagy azonnali rögzítéssel. A számlázási ár lehet a rendelésben rögzített megállapodásos ár, vagy aktuális árlista ár.
Ügynöki rendelésekből számla készíthető, melyben nyilvántartható az ügynök kódja. Bizományba adott készletek értékesítés és elszámolása végezhető. Export proforma (ideiglenes bizonylat) és végleges számla is készíthető.
Vezetői információs modul
Lekérdezési szempontok a teljesség igénye nélkül:
· Napi, ill. időszakos forgalomösszesítő fő mozgásirányonként, árrés érték és % adatokkal, ill. igény szerint ezek analitikái
· Szállítónkénti cikkelemes forgalom és készlet lista
· Adott időszak cikkelemes forgalma
· Adott időszak partnerenkénti, cikkelemes forgalma pénzügyi kapcsolat esetén kintlévőséggel
· Cikkcsoportos forgási sebesség
· Cikkelemenkénti árrés kimutatás
· Értékesítés típusonként, adott időszakra
· Teljesített-részteljesített szerződések, teljesítettség hatékonysága
· Adott időszak rendelései készlet és értékesítési információkkal a gyártás ütemezéséhez
· Kijelölt időszakok forgalmának összehasonlítása
· Kihelyezett készletek kimutatása
Kommunikációs modul
· Rendszeren belüli
· Központ-raktár
· Raktár-bolt
· Központ-bolt
A belső napi kommunikáció a külső értékesítési helyekre törzs és rendelés információk küldését és a külső értékesítési helyekről forgalmi adatok fogadását végzi el. A napi folyamat időzíthető, a feladatokat automatikusan, operátori beavatkozás nélkül hajtja végre.
· Külső rendszerrel
· Az ügyviteli rendszerrel (pénzügy, főkönyv) offline kapcsolat kiépíthető.
· A forgalmi és készletlekérdezések TXT formátumban előállíthatók az EXCEL számára további feldolgozáshoz.
· Kiépített kapcsolat üzleti intelligencia eszközökkel (SAP BW, COGNOS).
