Kelemen János a Coop Szeged Zrt. vezérigazgatója fontosnak tartja az informatikai fejlesztéseket a hatékonyabb működéshez.

'A COOP Szeged Zrt. az informatikai fejlesztések, bevezetések terén a korábbi években is kiemelkedő, úttörő szerepet vállalt a COOP csoporton belül. Ennek köszönhetően mára valamennyi hálózati egységünkben és a központi igazgatásban is – elsősorban a Laurel cégcsoport megoldásait alkalmazva – lehetőségeinkhez és elvárásainkhoz mérten a legfejlettebb informatikai rendszereket használjuk, melyek hatékonyságukkal hozzájárulnak sikeres működésünkhöz.

Társaságunk alapelve, hogy csak naprakész információk birtokában, sokszor azonnali intézkedések megtételével tudunk hatékonyan és eredményesen működni, és ezt a működést hosszútávon fenntartani. Ehhez többnyire elengedhetetlen a munkatársakkal, illetve partnerekkel történő azonnali kommunikáció, egyeztetés, információátadás, sokszor nem csak az irodában, hanem azon kívül is. Ezek következtében társaságunk üzletvitele elsősorban az elektronikus levelezésre támaszkodik, melynek használata környezetvédelmi, erőforrás-megtakarítási szempontok figyelembevétele miatt is indokolt.

A mind fejlettebb informatikai lehetőségek használatára törekedve előbb-utóbb igényként jelentkezett, hogy egyéb üzleti folyamatainkat is racionalizáljuk valamilyen informatikai megoldás segítségével. Elsődleges célunk az elektronikus levelezésünk egységesítése, a csoportmunka támogatása, valamint a levelezés távoli elérésének minél egyszerűbb, de biztonságos megoldása volt.

A meglévő Outlook Express levelező rendszerünk a fokozott elvárásoknak már nem felelt meg. Igényeink és a rendelkezésre álló lehetőségek felmérését követően az Exchange szerver alapú Microsoft Outlook levelező rendszer használata mellett döntöttünk, melynek kialakítására és üzembe helyezésére a Laurel Kft-vel állapodtunk meg.

Első lépésként a levelező rendszerünk cseréje történt meg, majd 2011. márciusában sor került az Exchange levelező szerver üzembe helyezésére. A szerver paraméterezését, beüzemelését a Laurel Kft. munkatársai végezték, akik támogatást nyújtottak az Outlook használatának bevezetéséhez, valamint a további felmerülő kérdések tisztázásához is.

Az Outlook rendszer nem csak a levelezésünk egységesítését oldotta meg, számos egyéb hasznos, a munkavégzés hatékonyságát növelő funkciót is tartalmaz. Használatával valamennyi központi munkatársunk saját naptárat, feladatlistát, címjegyzéket kezelhet.

• A naptár funkció lehetővé teszi értekezletek, találkozók egyszerű összehívását, a résztvevők foglaltsági és szabad időpontjainak jelzésével.
• A feladatkezelő funkció használatával nem csak saját feladatainkat rendszerezhetjük, munkatársaknak feladatokat is delegálhatunk, nyomon követve azok készültségi fokát, végrehajtásukhoz szükséges erőforrásokat. A rendszer az adott beállításoknak megfelelően emlékeztető üzenetet küld minden határidőhöz rendelt találkozóról, feladatról, a megadott határidő lejárta előtt.
• A közös címtár létrehozásával valamennyi kollégánk számára egyszerű módon elérhetők különböző partnereink adatai, megkönnyítve ezzel a kapcsolatfelvételt, és kiküszöbölve a sokszor időrabló adatkeresgetést.

Az Outlook rendszer bármilyen internetes felületről biztonságosan elérhető, a funkciók mobil eszközökkel szinkronizálhatók, a saját adatokhoz történő hozzáférés tehát helytől és időtől függetlenül megoldott, üzleti folyamataink egyszerűen kezelhetők, nyomon követhetők.

A felsorolt funkciók mindegyikét használjuk, a tökéletes működtetéshez, a lehetőségek teljeskörű kiaknázásához azonban a rendszer mélyebb megismerése szükséges, melyet a hosszabb gyakorlati használat során szerzett tapasztalatainkkal tudunk megvalósítani.

Célunk, hogy az Outlook rendszer használatával az eddig elért eredményeinken tovább javítsunk és az üzleti folyamataink kezelését minél magasabb szintre emeljük.'

Kelemen János vezérigazgató